cara membuat surat izin sekolah smp
Cara Membuat Surat Izin Sekolah SMP yang Baik dan Benar
Membuat surat izin sekolah SMP merupakan keterampilan dasar yang penting bagi siswa dan orang tua. Surat izin berfungsi sebagai pemberitahuan resmi kepada pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa karena alasan tertentu. Surat izin yang baik dan benar tidak hanya informatif tetapi juga menunjukkan rasa hormat dan tanggung jawab. Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang cara membuat surat izin sekolah SMP yang efektif, lengkap dengan struktur, contoh, dan tips penting.
Struktur Surat Izin Sekolah SMP
Surat izin sekolah SMP memiliki struktur standar yang harus diikuti agar terlihat profesional dan mudah dipahami. Berikut adalah elemen-elemen penting yang perlu ada dalam surat izin:
-
Tempat dan Tanggal Penulisan:
- Letakkan di pojok kanan atas surat.
- Format penulisan tanggal yang benar adalah “Nama Kota, Tanggal Bulan Tahun”. Contoh: “Jakarta, 15 Oktober 2023”.
- Pastikan tanggal yang tertera adalah tanggal surat tersebut dibuat, bukan tanggal ketidakhadiran.
-
Perihal/Hal:
- Tuliskan secara singkat inti dari surat, yaitu “Izin Tidak Masuk Sekolah”.
- Letakkan di bawah tanggal, sejajar dengan nomor surat (jika ada).
- Gunakan huruf kapital di awal setiap kata.
-
Yth. (Yang Terhormat):
- Ditujukan kepada pihak sekolah yang berwenang.
- Gunakan sapaan “Yth.” (Yang Terhormat) diikuti dengan jabatan penerima surat. Contoh: “Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas] SMP [Nama Sekolah]”.
- Pastikan nama jabatan benar dan sesuai dengan struktur sekolah.
-
Salam Pembukaan:
- Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal.
- Salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan Hormat,”.
- Akhiri salam pembuka dengan tanda koma (,).
-
Isi surat:
- Bagian terpenting dari surat izin.
- Terdiri dari beberapa paragraf yang menjelaskan:
- Identitas Siswa: Nama lengkap siswa, kelas, dan nomor induk siswa (NIS) jika ada. Pastikan data ini akurat dan sesuai dengan data sekolah.
- Alasan Ketidakhadiran: Jelaskan alasan mengapa siswa tidak dapat masuk sekolah. Alasan harus jelas, spesifik, dan jujur. Contoh alasan yang umum: sakit, keperluan keluarga, mengikuti kegiatan di luar sekolah. Jika sakit, sebutkan gejala yang dialami. Jika ada keperluan keluarga, jelaskan secara singkat keperluan tersebut.
- Tanggal Ketidakhadiran: Sebutkan tanggal atau rentang tanggal siswa tidak masuk sekolah. Gunakan format tanggal yang jelas, misalnya “tanggal 16 Oktober 2023” atau “tanggal 16 sampai 18 Oktober 2023”.
- Permohonan Izin: Sampaikan permohonan izin secara formal dan sopan. Gunakan kalimat seperti “Dengan surat ini, saya mohon izin agar anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal tersebut.”
-
Salam Penutup:
- Gunakan salam penutup yang sopan dan formal.
- Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat Saya,”.
- Akhiri salam penutup dengan tanda koma (,).
-
Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali:
- Letakkan di bawah salam penutup.
- Orang tua/wali siswa harus menandatangani surat izin.
- Di bawah tanda tangan, tuliskan nama lengkap orang tua/wali siswa.
- Pastikan tanda tangan jelas dan terbaca.
Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Sakit)
Jakarta, 15 Oktober 2023
Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas VII-A
SMP Negeri 1 Jakarta
Dengan Hormat,
Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: VII-A
NIS: [Nomor Induk Siswa, jika ada]
memberitahukan bahwa anak saya tersebut tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal 16 Oktober 2023 dikarenakan sakit. Anak saya mengalami demam dan batuk sejak semalam.
Sebagai buktinya, saya akan sertakan surat keterangan dokter bila diperlukan.
Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Salam saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Keperluan Keluarga)
Jakarta, 15 Oktober 2023
Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas VIII-B
SMP Negeri 2 Jakarta
Dengan Hormat,
Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: VIII-B
NIS: [Nomor Induk Siswa, jika ada]
memberitahukan bahwa anak saya tersebut tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal 16 Oktober 2023 dikarenakan ada keperluan keluarga yang mendesak. Kami sekeluarga harus menghadiri acara pernikahan saudara di luar kota.
Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Salam saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
Tips Penting Membuat Surat Izin Sekolah SMP
- Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa informal lainnya. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
- Tulis dengan Rapi dan Jelas: Pastikan tulisan tangan rapi dan mudah dibaca. Jika memungkinkan, ketik surat izin agar lebih profesional.
- Berikan Alasan yang Jujur dan Spesifik: Jangan berbohong mengenai alasan ketidakhadiran. Berikan alasan yang jelas dan spesifik agar pihak sekolah memahami situasi yang sebenarnya.
- Sampaikan Surat Izin Tepat Waktu: Idealnya, surat izin disampaikan sebelum siswa tidak masuk sekolah. Jika tidak memungkinkan, sampaikan secepatnya setelah siswa tidak masuk sekolah.
- Simpan Salinan Surat Izin: Simpan salinan izin tersebut sebagai bukti jika diperlukan di kemudian hari.
- Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Periksa kembali surat izin sebelum diserahkan untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan.
- Sesuaikan dengan Kebijakan Sekolah: Beberapa sekolah mungkin memiliki format atau persyaratan khusus untuk surat izin. Pastikan Anda mengetahui dan mengikuti kebijakan sekolah tersebut.
- Libatkan Siswa: Melibatkan siswa dalam proses pembuatan surat izin dapat menumbuhkan rasa tanggung jawab dan kemandirian. Biarkan siswa menulis draf surat, kemudian periksa dan perbaiki bersama-sama.
- Gunakan Kertas Bersih: Gunakan kertas yang bersih dan tidak kusut untuk membuat surat izin.
- Konsultasikan dengan Guru/Wali Kelas: Jika Anda ragu mengenai cara membuat surat izin yang benar, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan guru atau wali kelas.
Dengan mengikuti panduan dan tips di atas, Anda dapat membuat surat izin sekolah SMP yang baik dan benar, sehingga komunikasi dengan pihak sekolah berjalan lancar dan efektif. Surat izin yang baik mencerminkan tanggung jawab dan kepedulian terhadap pendidikan anak.